الميزانية هي تمثيل قابل للقياس لأهدافك الإستراتيجية  كما تعرف أنّها أحد عناصر الإدارة التي تقوم بها الشركات والمؤسسات على مدار العام لضمان إدارة العمل بالشكل الأمثل. ونتيجة لذلك ، فإن وجود ميزانية قوية أمر بالغ الأهمية لزيادة الارباح  بالإضافة إلى تجنب مجموعة متنوعة من التداعيات السلبية التي قد تعرقل مراحل التشغيل و التطور مع توسع شركتك. 

لكي تكون الشركة مستعدة للميزانية الجديد ، قمنا بوضع دليل موازنة من 9 خطوات وقائمة مراجعة لمراقبة الميزانية  أنها الأساس لنهج معياري للميزانية 

إعداد الميزانية في 9 خطوات عملية 

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع للميزنة. مع تقدم شركتك خلال دورة حياتها وتغير أهدافها ، قد تكتشف أنه يلزم إضافة خطوة أو خطوتين إلى قائمة مراجعة الميزانية التي نقدمها هنا: 

المرحلة الاولى: تحديد الأهداف. 

قبل أن تبدأ العمل على ميزانيتك ، يجب عليك أولاً تحديد أهدافك ونقلها إلى جميع أصحاب المصلحة بطريقة واضحة ومنفتحة. تساعد مجموعة واضحة من الأهداف على مستوى المؤسسة ، من بين أشياء أخرى ، الأفراد على فهم ما تهدف إليه عملية وضع الميزانية وما يمكنهم القيام به لتسهيل العملية. 

يجب عليك إلقاء نظرة فاحصة وممتدة على الموقف والتفكير فيما إذا كانت الميزانية التي تضعها تهدف إلى تعزيز التنمية أو الحفاظ على الوضع الراهن. بشكل عام ، يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس الكمي. 

يتم تخطيط الميزانية ، وأهدافها، من خلال الهيكل الإداري للمنظمة ، ويمكن أن تكون: 

كما هو الحال مع الاستراتيجية من أعلى إلى أسفل ، تفرض السلطات العليا التنفيذ على المديرين التنفيذيين من المستوى المتوسط. 

كما هو الحال في الطريقة التصاعدية ،

مقترحات منفصلة للموافقة عليها. 

كما هو الحال مع الإستراتيجية المتفاوض عليها ، تعرض كل من كبار المديرين التنفيذيين وإدارة المخاطر. 

المرحلة الثانية: فكر في سياساتك وعملياتك المالية.

تماشياً مع البيئة  المتغيرة باستمرار وظروف السوق  ، وبالتالي عملية إعداد الميزانية ، تحتاج الآن بالكامل للديناميكية فى الاعداد. 

ونتيجة لذلك ، فإن وجود نوع من جدول الميزانية الرسمي أو دليل الميزانية المعمول به أصبح الآن معيارًا معترفًا به في المؤسسات من جميع الأحجام والأنماط. 

قد يكون دليل الميزانية في حالة الشركات الصغيرة والمتوسطة أساسيًا كدليل إرشادي فقط أو ورقي يتم توزيعه رسميًا . في حالة المنظمات الكبيرة ، قد ينتهي بها الأمر إلى أن تصبح مجموعة من القواعد والإجراءات المالية طويلة  

الأمد التي تحدد الأهداف الإستراتيجية والمالية وتوجه عملية إعداد الميزانية 

المرحلة الثالثة: إعادة النظر في الافتراضات التاريخية. 

بشكل عام ، يعتمد ذلك على أسلوب إعداد الميزانية الذي تستخدمه مؤسستك ، على الرغم من أن استخدام افتراضات الفترة السابقة والتعديل المناسب (كما هو معتاد في التخطيط التقليدي) قد يكون نقطة انطلاق مناسبة لتنبؤ هذا العام و قد لا يتناسب مع التغيرات العالمية حيث فلا يجب استخدام البيانات التاريخية فى الاعداد. 

المرحلة الرابعة: فكر في القضايا التي تقيدك. 

المتغيرات المحددة هي تلك العناصر التي تحد من النمو وتعيق حجم المبيعات والإنتاج ، مثل ندرة الموارد أو نقص العمالة أو المواد الخام أو التقلب في الطلب. 

نظرًا لأن لها تأثيرًا مباشرًا وقد تكون مدمرة لجهودك في التخطيط والميزنة ، يجب إجراء دراسة شاملة لهذه الجوانب على الفور 

المرحلة الخامسة: مراقبة تدفق الأموال.   

يمكن أن يساعد التحليل المالى لقائمة التدفقات النقدية التشغيلية (المتحصلات من العملاء-المدفوعات للموردين والدائنون والمصروفات-مدفوعات الفوائد التمويلية وتوزيعات الأرباح و جميع بنود قائمة التدفق النقدى) على تحسين تحليل الفجوة واكتشاف الانحرافات عن بين الأرصدة الفعلية وأرصدة الميزانية مما يساهم في اتخاذ الإجراءات الاستباقية مما يؤثر على المركز المالي للشركة

المرحلة السادسة: فكر في التكاليف الثابتة والمتغيرة. 

قد تكتشف أن توقع الإيرادات بشكل صحيح للفترة التالية أمر مستحيل ، لكن إدارة التكاليف أمر لا يمكن إنكاره. تعتبر التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة عمومًا فئتين من المصروفات التي يجب تحليلها وفصلها.   

– تظل المصروفات الثابتة ، مثل الإيجار والاستهلاك والنفقات الإدارية ، ثابتة بغض النظر عن التغيرات في المبيعات والإنتاج. النفقات الثابتة ، على سبيل المثال ، نموذج لشركات البرمجيات ، التي يتم توجيه استثماراتها في الغالب نحو المعدات التقنية.    

– ترتبط المصاريف المتغيرة ، مثل المواد الخام والعمالة المباشرة والتعبئة والتغليف ، ارتباطًا مباشرًا بالتغيرات في المبيعات والإنتاج. على سبيل المثال ، تمثل المصروفات المتغيرة غالبية إنفاق شركة استشارية ، حيث يمثل المستشارون وعمولتهم نصيب الأسد من التكاليف. 

تعد إدارة هذه النفقات أمرًا حيويًا جزئيًا لأن الرافعة التشغيلية ، والتي يتم وصفها ببساطة على أنها نسبة التكاليف الثابتة إلى التكاليف المتغيرة ، يجب أن تكون متوازنة وإلا ستواجه الشركة مخاطر وشكوك. كلما زادت الرافعة المالية التشغيلية ، زادت احتمالية تعرض شركتك لمخاطر غير محسوبة. 

المرحلة السابعة: الاستفادة من نهج الميزانية المناسب. 

مرة أخرى ، لا توجد طريقة واحدة لإنشاء الميزانية. لتحديد نهج الميزانية المناسب لمؤسستك ، نعتقد أنه يجب عليك البحث في نموذجها واحتياجاتها والعناصر المؤثرة الأخرى داخل وخارج الشركة.   

تم إنتاج العديد من أنظمة الميزنة والتخطيط البديلة كبدائل للطريقة القياسية و الفعالة عندما تتوسع المنظمة ويتطور السوق أو يفشل. فيما يلي بعض الإجراءات الأكثر شيوعًا ، بما في ذلك الإجراءات التقليدية: 

–الميزنة المتزايدة (الموازنة التقليدية): هذا بسيط مثل إجراء تغييرات طفيفة على الميزانية السابقة.   

–الموازنة الصفرية: بالبدء بـ “صفر” ، يجب تبرير كل نفقات بناءً على ملاءمتها وقيمتها بالنسبة لمؤسستك.   

–تتضمن الموازنة الدورية إدخال فترة موازنة جديدة بشكل متزايد كلما انتهت الفترة السابقة على فترات زمنية معينة. 

– اعتماد تحليل قائم على النشاط يتم فيه تحديد عوامل التكلفة المهمة ويكون التركيز الأساسي الذي يتم تخصيص الأموال له. 

المرحلة الثامنة: جمع المزيد من المعلومات ووضع الميزانية. 

قبل إنهاء ميزانيتك ، تأكد من كفاءة التواصل بين كل مما يلى : 

–مديري الأقسام ، على سبيل المثال ، لديهم المفتاح لكشف المعلومات حول الأعمال التي قد تساعد أو تعرقل محاولة إعداد الميزانية والتخطيط. تأكد من أنك تنقل العملية إليهم بشكل صحيح . 

–إذا تجاهلت الاعتبارات الخارجية ، فسيكون كل رقم في ميزانيتك غير صحيح. نتيجة لذلك ، فإن الخطوة التالية هي استعراض كل هذه العناصر المؤثرة ، والتي قد تشمل معدل التضخم وظروف السوق ومعدل الفائدة ، على سبيل المثال لا الحصر. 

–لأن الميزانية تؤثر على كل عنصر في مؤسستك ، يجب أن يكون جهدًا تعاونيًا لكل الموظفين. نتيجة لذلك ، تأكد من قيامك بجمع طلبات الميزانية الخاصة بهم. 

– تحقق من جميع الإحصائيات مرة أخيرة للتأكد من أنها لا تزال متوافقة مع الأهداف. يمكن تحقيق ذلك عن طريق إعادة تقييم ميزانيتك الأولية أو مناقشتها مع قسم المحاسبة الخاص بك. 

المرحلة التاسعة: نشر الميزانية بشكل رسمي. 

الميزانية جاهزة للإصدار بمجرد الرد بشكل صحيح على جميع طلبات التغييرات من أصحاب المصلحة ، إما عن طريق الرفض أو الامتثال لها. إذا لزم الأمر ، قم بإجراء تجربة تجريبية على أساس الميزانية. 

إرشادات لمراقبة الميزانية   

ربما تكون قد أدركت أن إنشاء الميزانية هو مجرد رابط واحد في سلسلة إعداد الميزانية الطويلة. ولأن البيانات تتقادم بسرعة ، فقد تحتاج إلى تنفيذ طريقة مراقبة الميزانية. 

1. تأكد من أن كل مقياس يضيف قيمة.

لضمان أن ميزانيتك النهائية هي مسعى جدير بالاهتمام وأن عملية التخطيط والميزنة بأكملها عبارة عن مؤسسة ذات قيمة مضافة ، يجب مراقبة كل تكلفة وتبريرها على أساس منتظم للخصائص التالية:

– الدرجة التي ترتبط بها النفقات وأهميتها بالنسبة للشركة. 

– فئات ومجموع النفقات 

– طرق نفقات

2. الاتصال بقسم المحاسبة

كما قد يبدو واضحًا ، تتجاهل العديد من المؤسسات هذه الخطوة. في أبسط مستوياته ، يعتبر قسم المحاسبة مستودع بيانات يمكنه تقديم جميع الأرقام والمعلومات المطلوبة لإنشاء الميزانية. 

3. إنشاء إجراء للرصد.

إن وضع نظام مراقبة قوي هو قرار ذكي يجعلك على رأس جميع النفقات والدخل. يجب أن تكون تقنية مراقبة الميزانية هذه أيضًا قابلة للتطوير وقابلة للتكيف مع متطلبات النمو المتغيرة. نتيجة لذلك ، يجب تعديله بشكل خاص وفقًا لنموذج شركتك ومتطلباتها. 

4. وضع جدول زمني لمراقبة الميزانية

حدد النطاق الزمني أو التكرار الذي ترغب في إعادة النظر فيه وإعادة تقييم الميزانية. اعتمادًا على هدف الميزانية ، قد تكون يومية أو أسبوعية أو شهرية. 

5. التعرف على التناقضات وحلها

استخدم المعلومات الموجودة تحت تصرفك لاكتشاف وحساب الانحراف عن التنبؤات. هذه الانحرافات لا مفر منها (بعد كل شيء ، هذا هو المقصود بالميزانية – بالكاد صحيحة) ، وقد تكون: 

–إذا كان لديك نقص في الإنفاق ، فقد يكون هذا إما إيجابيًا أو سلبيًا. 

– إذا تجاوزت الإنفاق فهذه نتيجة سلبية أو غير مواتية. 

تتمثل إحدى طرق حل تباين الميزانية في التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بأداء الميزانية. إن معرفة مدى تطابق نفقات المرء مع الإسقاط سيوفر له الأساس لتزويدك بالمعلومات الحيوية لاتخاذ الخطوات التصحيحية المناسبة. 

6. كرر إجراء المراقبة الخاص بك.

لحساب تقلبات السوق ، اجعل التخطيط ومراقبة الميزانية نشاطًا مستمرًا. 

تتخصص شركة Diamond Professional Consultants في برامج ذكاء الأعمال التي تمنحك تقارير فورية لتسريع عملية اتخاذ القرار.

مقالاتنا