ما المقصود بالتخطيط والموازانة
التخطيط والموازنة، مهمتان أساسيتان
اثنتان من العمليات الأكثر كثافة في عبء العمل في أقسام التخطيط (FP&A) والتحكم في الشركات هما التخطيط ووضع الميزانية.
وتعتبر هذه العمليات، التي يقوم بها محللون ماليون ذوو كفاءة وخبرة، إحدى ركائز الاستقرار المالي للشركات ومصداقية توقعاتها، وأهمية كبيرة في تقدير الاحتياجات النقدية للشركات.
مسؤولية الشركة بأكملها
في عملية التخطيط، تستخدم الشركة جميع الأقسام التي يجب أن تشارك في تقدير كل خط من خطوط أعمالها، سواء الدخل أو النفقات أو التدفقات النقدية.
وللقيام بذلك، ستقوم الشركة بإشراك أقسام المبيعات، على سبيل المثال، لمحاولة تقدير نشاط الشركة بشكل مناسب، سواء على مستوى كمية المنتج أو الخدمة المباعة ومتوسط السعر. وما تم إعلامه من قبل الأشخاص الذين يعرفون أفضل ما في هذا المجال، لأنه سوف يساعد في تقدير أرقام الدخل الواقعية.
سيساعد ما سبق ذكره أيضًا في تقدير احتياجات المواد الخام لتلك الشركات المتخصصة في التصنيع، وكذلك احتياجات الموظفين لتصنيعها. ستستخدم الشركات في قطاع الخدمات هذه المعلومات لتقدير احتياجات التوظيف، مما سيؤدي إلى تقدير النفقات. وبشكل عام فإن هذا النوع من المصاريف التي سيعرفها النشاط هي المصاريف المتغيرة للشركة.
وبالنسبة للنفقات الثابتة أو الهيكلية، قد يكون لدى الشركة هامش قرار أكبر بكثير، لذلك لن تكون مخرجات، مثل النفقات المتغيرة.
بالنسبة للنفقات الثابتة، يجب على الشركة أن تقرر مقدار الأعمال التي تحتاجها، ومقدار الميزانية المخصصة للتسويق، أو تطوير المنتجات، أو الابتكار أو التعاون مع المنظمات غير الحكومية، على سبيل المثال.
وللقيام بذلك يجب إشراك جميع أقسام الشركة، بحيث يطلبون مبلغ الميزانية الذي يعتبرونه معقولاً ومفيداً لتحقيق أهدافهم، مع إشراك أعلى المناصب في الشركة لتقييم مدى ملاءمة تلك الميزانيات، حيث أنها سوف أن تكون موافقة معدة مسبقا على الإنفاق المستقبلي. عادة، إذا تمت الموافقة على التطورات التي تنشأ خلال العام بخصوص الميزانية، فسيكون من الممكن لهم المضي قدمًا. فقط أولئك الغير عاديين سيتناولون المسأله بشكل أكثر تعقيدًا، حيث يتعين عليهم تبرير النفقات الأكبر فيما يتعلق بالميزانية بطريقة يعتمد عليها للغاية.
الإطار الزمني
ومن المهم الإشارة إلى الإطار الزمني لهذه العمليات. عادةً ما يكون الإطار الزمني للموازنة سنة واحدة: ونظرًا لقصر الوقت، يمكن تقديره بدقة أكبر. ومع ذلك، عادة ما يتم التخطيط لاحتياجات السنوات التالية، وعادة ما تصل إلى 3 أو حتى 5 سنوات.
الأهداف الرئيسية للتخطيط والميزانية
من المهم أن نلاحظ أن الهدف الرئيسي لجميع عمليات التخطيط والميزانية هو توقع احتياجات الشركة. إذا كان من المتوقع حدوث المزيد من النشاط، فمن المحتمل أن تكون هناك حاجة إلى تعيين الموظفين، وسيتطلب ذلك من قسم الموارد البشرية إجراء المزيد من المقابلات والمزيد من التوظيف. من الواضح أن هذا سيؤدي إلى ارتفاع نفقات الموظفين (بسبب التعيينات الجديدة وربما التعزيزات في قسم الموارد البشرية)، مما سيؤدي إلى المزيد من التدفقات النقدية الخارجة. وفي حالة أن الشركة لديها احتياجات رأسمالية أكبر مما تتوقع، فقد تضطر إلى اللجوء إلى التمويل الخارجي أو زيادة رأس المال لتمويل هذا النمو.
وينطبق الشيء نفسه على شراء المواد الخام، على سبيل المثال. إذا تم اعتبار أنه سيكون هناك انخفاض في استهلاك المنتج الذي تبيعه الشركة، ويجب تقديم طلب المواد الخام اللازمة قبل ثلاثة أشهر، فإن ذلك سيؤدي إلى تخفيضات في الطلبات وانخفاض المتطلبات النقدية.
الهدف الرئيسي الآخر لهذا النوع من المهام هو تقييم مديري الأقسام المختلفة. سيكون من المهم تقييم (وحتى دفع راتب متغير) للمدير التجاري للشركة، ولن يكون هناك شيء أفضل من تقييمه مقابل الميزانية التي ربما يكون قد أعدها بنفسه. وفي حالة وجود تناقضات، فهو الذي يجب أن يبرر سبب حدوث الخلل.
علاوة على ذلك، يجب أن يؤخذ في الاعتبار، وعادة ما ينسى جميع المديرين، أن الانحرافات الهبوطية ليست فقط هي التي تستحق اللوم. والانحرافات التصاعدية أيضاً، لأنها لم تتكيف مع الواقع. وربما أدى ذلك إلى سوء تخطيط الموارد، مما أدى إلى انخفاض جودة الخدمة أو سوء خدمة العملاء. أو ربما أراد المدير التأكد من عدم التخطيط لضمان راتبه المتغير. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى أهداف أقل طموحًا من جانب الشركات، مما يسمح لها بتحقيق أرقام مبيعات أعلى.
توقعات وتوقعات المتداول
المفهوم ذو الصلة عندما نناقش التخطيط والموازنة هو التنبؤ، وهو التحليل المالي الذي يستخدم المعلومات التاريخية والتوقعات وغيرها من المعلومات المالية المفيدة لتقدير التدفقات النقدية والأداء المالي المستقبلي لشركة أو مشروع معين.
ويضاف إلى هذا المفهوم التنبؤات المتجددة، وهي طريقة أخرى للتخطيط المالي تعتمد على الطريقة السابقة، والتي يتم تحديثها باستمرار لتشمل البيانات والتوقعات الجديدة، بالإضافة إلى القيام بذلك في فترات أقصر وأكثر ثباتًا. يتضمن ذلك تمديد أو “ترحيل” الفترة إلى ما بعد الفترة الحالية، ودمج البيانات الجديدة عندما تصبح متاحة، مما يسمح برؤية أكثر حداثة لاحتياجات وربحية الشركة أو المشروع.
الحاجة إلى الأدوات المناسبة
من أجل تنفيذ هذه المهام بكفاءة، وعدم إنفاق الكثير من الموارد وتكون مفيدة حقًا، يوصى بشدة أن يكون لديك فريق جيد من المحللين الماليين (المحللين الماليين المعتمدين، إن أمكن) وأدوات برمجية جيدة، مثل Oracle EPM، الذي يوفر نشر بسيط وسريع للمستخدمين الذين يريدون التنفيذ السريع مع الحد الأدنى من دعم تكنولوجيا المعلومات. كما أنه يوفر واجهة سهلة الاستخدام وبديهية.
التحكم والتقييم اللاحق، والاختبار الخلفي
من المهام المهمة التي يجب أن تقوم بها الأقسام الرقابية في الشركات هو تقييم الميزانيات ومقارنتها بالواقع. هل كانت الشركة على حق أم على خطأ عندما يتعلق الأمر بالميزانية؟ وإذا كانت هناك خلل فأين تم إنتاج الموارد اللازمة للنشاط؟
كل هذا، على الرغم من أنه ليس أمرًا ممتعًا في العادة نظرًا لأنه يمكن الحكم على العديد من الأقسام، إلا أنه سيساعد في الحصول على تقدير أفضل في السنوات المقبلة. فإذا تم ذلك بشفافية، دون إرادة الحكم على الأخطاء، ولكن مع إرادة الشركة للتحسين، فإن ذلك سيجعل الشركة تسير في نفس الاتجاه وتكون أكثر دقة في التقديرات المستقبلية.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][single_blog form=”تواصل معنا” linktitle=”روابط ذات صلة” txt=”تحليل البيانات المتقدمة لقطاع التعدين (النفط والغاز)” lnk=”https://www.diamond-dpc.com/ar/article/%d8%b5%d9%86%d8%a7%d8%b9%d8%a9-%d8%a7%d9%84%d9%86%d9%81%d8%b7-%d9%88%d8%a7%d9%84%d8%ba%d8%a7%d8%b2/” text=”إعداد الميزانية: خطة تحليلية لتجزئة وإدارة ميزانيتك” link=”https://www.diamond-dpc.com/ar/article/%d8%aa%d8%ac%d8%b2%d8%a6%d8%a9-%d9%88%d8%a5%d8%af%d8%a7%d8%b1%d8%a9-%d9%85%d9%8a%d8%b2%d8%a7%d9%86%d9%8a%d8%aa%d9%83/” description=”انتهت السنة المالية للعديد من الشركات، ولذا يجب عليها أن تستعد لإغلاق الحسابات المحاسبية”]تدور الضجة حول ذكاء الأعمال حول اتخاذ قرارات مستنيرة باستخدام القوة الكامنة في البيانات. ويدور ذكاء الأعمال (BI) حول كشف أسرار البيانات المخفية. ومع ذلك، غالبًا ما يتم تكليف المؤسسات بفك رموز تعقيدات البيانات المعقدة وتحويلها إلى رؤى قابلة للتنفيذ. يلعب تصور البيانات دورًا رئيسيًا في فك تشفير تعقيدات البيانات المعقدة بشكل فعال ومن ثم تحويلها إلى صور ذات معنى. لكن مجرد تقديم الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية إلى أصحاب المصلحة فحسب غالبًا ما يكون فاشلاً. حيث تصبح الأرقام مجردة، وتظل الأمور مخفية. هنا يأتي دور رواية القصص لمساعدة الجمهور. حيث ان رواية القصص تصل إلى الأذهان قبل الصور الجميلة. وذلك عن طريق نسج قصة باستخدام بياناتك واستخدام العناصر المرئية لتوجيه الجمهور خلال رواية وقصة واضحة ومقنعة.
ما هو سرد قصص البيانات؟
إن سرد البيانات هو فن تحويل البيانات المعقدة إلى أوصاف جذابة من خلال العناصر المرئية التي توجه جمهورك نحو اتخاذ القرار. العنصر الأساسي في رواية القصص هو القدرة على استخلاص الأفكار الاساسية ذات الصلة من البيانات، وإجراء تواصل انساني مبني على سياق هذه المعلومات، واستخلاص النتائج، وتقديمها على شكل قصة. استخدام المرئيات يدعم جعل البيانات مفهومة باستخدام المخططات والرسوم البيانية والخرائط. بعد ذلك، يأتي سحر سرد القصص، ليحول العناصر المرئية لسرد وقصه. يضمن هذا النهج أن يتمكن صناع القرار الرئيسيون من التعامل مع تعقيدات البيانات دون عناء. يمكن للقصص تحسين فهم البيانات، وإثارة التعاطف، وإشراك المشاعر لربط الأشخاص بالبيانات بشكل أكثر فعالية.
رواية القصص الفعالة للبيانات
يعد تخطيط القصة جزءًا لا يتجزأ من رواية القصص باستخدام تحويل البيانات إلى شكل مرئي. من الضروري فهم الجمهور لإجراءات سرد القصص. على سبيل المثال، من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة، يمكنك إنشاء القصص المناسبة لترويها. بالإضافة إلى ذلك، تحديد البيانات التي يجب تضمينها، وما هي الأهداف، وكيفية تحقيق وجهات نظر أصحاب المصلحة من خلال القصص المسرودة. على سبيل المثال، يلعب علماء البيانات دورًا حاسمًا في كشف تعقيدات البيانات. ومع ذلك، من المهم تصميم قصص البيانات التي تتوافق مع اهتمامات وأولويات أصحاب المصلحة، على سبيل المثال، فريق علوم البيانات، والإدارة، وقادة الأعمال. إن فهم وجهات نظرهم هو المفتاح لصياغة الروايات التي تشارك وتفيد حقًا.
ثم يأتي دور استهداف وتحديد الجمهور ووضع احتياجاتهم في سياق القصة. وهذا يتطلب من رواة القصص استخدام استراتيجيات بيانات فعالة لتوصيل القصص للأذهان بفعالية. على سبيل المثال، غالبًا ما يتعامل أصحاب المصلحة في الأعمال، مثل مديري المالية والمبيعات، مع الأرقام ويفهمون لغة الأرقام. التواصل الفعال يدور حول ترجمة البيانات إلى قصة تلقى صدى لدى الجمهور المستهدف. يصبح تصور البيانات وسيلة لتوصيل المعلومات المالية المعقدة بطريقة لا تكون سهلة الفهم فحسب، بل تلهم العمل أيضًا.
الإستراتيجية الأساسية هي إبقاء الأمور بسيطة. يمكن أن تكون البيانات المعقدة هائلة، ولكن البساطة في سرد القصص تضمن أن تكون رسالتك واضحة وسهلة الفهم. استخدم العناصر المرئية التي تنقل الجوهر دون تعقيدات غير ضرورية. البساطة لا تعني تجاهل السياق لمجرد استيعاب المعلومات. فيجب ضمان شرح المعلومات ذات الصلة فقط بالأهداف التنظيمية الأوسع. يساعد هذا في مواءمة قصص البيانات مع الرؤية الإستراتيجية لفريق القيادة. في حين أن البيانات توفر التأسيسات، فإن عنصر السرد يضيف لمسة إنسانية. قم بصياغة روايات لها صدى عاطفي، مما يجعل البيانات أكثر تذكرًا وتأثيرًا. تتمتع القصة المروية جيدًا بالقدرة على إثارة التعاطف والتفاهم، مما يخلق انطباعًا دائمًا لدى الجمهور.
يمكن أيضًا دمج سرد القصص من خلال تصور البيانات في تحليلات الأعمال، حيث يكون الغرض من الرؤى هو التنبؤ أو الإشارة إلى اتجاه العمل. تصبح هذه الرؤى، عند تقديمها من خلال سرد القصص مع التصور، أكثر سهولة في الوصول إليها وتأثيرها على صناع القرار في مختلف الأقسام. وفي الوقت نفسه، من المهم البحث عن السرد غير الفعال والعواقب التي يمكن أن يتحملها. على سبيل المثال، يمكن أن يشكل روايات كاذبة، ويشوه البيانات، ويؤدي إلى استنتاجات خاطئة.
يمكن عرض القصص على أنها معلومات مرئية ثابتة أو ديناميكية من خلال بعض التصويرات مثل الرسوم البيانية أو العروض التقديمية أو الأدوات التفاعلية. ومع ذلك، فإن التفاعل له فائدة واضحة تتمثل في التفاعل مع القصص. وهذا لا يعزز الفهم فحسب، بل يسمح أيضًا لأصحاب المصلحة باستكشاف البيانات بشروطهم الخاصة، مما يعزز التواصل بشكل أعمق. تمكن التصورات التفاعلية القادة من تقديم رؤى شاملة مع منح أصحاب المصلحة حرية التعمق في تفاصيل محددة تهمهم. إن السرد الفعال للبيانات يدور حول مواءمة الرؤى مع الأهداف الأوسع للمؤسسة. يجب على القادة ربط النقاط بين قصص البيانات والأهداف الاستراتيجية، والتأكد من أن المعلومات المقدمة تساهم بشكل مباشر في نجاح الشركة ونموها.
توفر أدوات تصور البيانات مثل Tableau وPower BI إمكانات قوية لصياغة تصورات وروايات وتفاعلات مقنعة. لكن تذكر أن التكنولوجيا هي مجرد لوحة قماشية. تكمن البراعة الفنية في اختيار الصور المرئية المناسبة، وتسلسلها بفعالية، وإضافة اللمسة الإنسانية إلى القصة المروية جيدًا.
أهمية سرد البيانات في تصور البيانات
إن سرد القصص في تصور البيانات مهم لجميع أصحاب المصلحة في نموذج ذكاء الأعمال، على سبيل المثال، لاتخاذ قرارات واستراتيجيات وابتكارات ونمو مستنيرة. فإن تحسين القصص لاتخاذ القرارات يضمن أن تكون مبنية على دليل واضح بدلاً من الافتراضات. تخيل مديرًا يستخدم التحليلات التنبؤية للتنبؤ باتجاهات السوق. ومن خلال دمج هذه الأفكار في سرد مقنع، لا يقوم المدير بإبلاغ الفريق بالتحديات والفرص المحتملة فحسب، بل يغرس أيضًا الثقة في عملية صنع القرار. بالنسبة للأدوار المالية التنظيمية، يعد سرد البيانات أداة لنقل الرؤى المالية التي تتجاوز التقارير التقليدية.
يؤدي تصور أنماط التدفق النقدي ومخصصات الميزانية والعائد على الاستثمار من خلال لوحات المعلومات التفاعلية إلى إضفاء الحيوية على البيانات المالية، مما يسهل المناقشات الإستراتيجية واتخاذ القرارات المستنيرة. فكر في سيناريو يتم فيه تقديم تمثيل مرئي لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقائد الأعمال. يجلب تصور البيانات أيضًا بعض الاتجاهات والأنماط المخفية في البيانات والتي تؤدي إلى أفكار وتطورات جديدة. تلهم قصص البيانات الجذابة أصحاب المصلحة، وتدعم المبادرات القائمة على الحقائق التي تكون واضحة من خلال سرد القصص. يمكن أن يؤدي الجمع بين هذه المكونات إلى توفير حلول ذكاء الأعمال التنافسية للمؤسسة.
مع وجود فرص لذكاء الأعمال، هناك بعض التحديات التي تحول دون اعتماد ذكاء الأعمال في المؤسسات. على سبيل المثال، القضية الأساسية هي التحول الثقافي المطلوب لتبني قضية رواية قصص البيانات. ويتعين على قادة الأعمال أن يناصروا هذا التغيير، وأن يؤكدوا على أهميته الاستراتيجية وأن يوفروا التدريب اللازم لضمان تبنيه على نطاق واسع. نظرًا لأن التحليلات والرؤى أصبحت عنصرًا أساسيًا في عملية صنع القرار، فإن ضمان دقة البيانات وأمنها يصبح أمرًا بالغ الأهمية. يلعب المسؤولين الفنيين دورًا حاسمًا في تنفيذ ممارسات إدارة البيانات القوية لحماية سلامة المعلومات. بالنسبة لقادة الأعمال والمديرين وعلماء البيانات والموظفين الماليين، فإن الكلمات الرئيسية لذكاء الأعمال والتحليلات والرؤى ليست مجرد مفاهيم؛ فهي طرق للنجاح. بينما تشرع مؤسستك في هذه الرحلة من سرد القصص المستندة إلى البيانات، تذكر أن القصص التي ترويها باستخدام بياناتك ليست مجرد أرقام ورسوم بيانية – إنها القلب النابض لشركتك، وترشدك نحو قرارات مستنيرة، ونمو استراتيجي، ومستقبل حيث كل نقطة بيانات تحكي قصة نجاح.
